NIL DMS jest rozwiązaniem informatycznym klasy Document Management System, które umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami organizacji (zarówno przedsiębiorstw, jak i urzędów). Jest kompleksowym rozwiązaniem służącym do archiwizacji i zarządzania dokumentami, wydrukami z aplikacji i dowolnymi plikami. Dodatkowo kompatybilność z systemem NIL BPM pokrywa pełnię potrzeb związanych z procesową definicją obiegu spraw i dokumentów.

NIL DMS jest rozwiązaniem informatycznym klasy Document Management System, które umożliwia sprawne zarządzanie dokumentami organizacji (zarówno przedsiębiorstw, jak i urzędów). Jest kompleksowym rozwiązaniem służącym do archiwizacji i zarządzania dokumentami, wydrukami z aplikacji i dowolnymi plikami. Dodatkowo kompatybilność z systemem NIL BPM pokrywa pełnię potrzeb związanych z procesową definicją obiegu spraw i dokumentów.

Co to jest archiwizacja elektroniczna?

Archiwizację elektroniczną należy rozumieć jako stworzenie systemu służącego do cyfrowego archiwizowania papierowych dokumentów oraz przetwarzania i zapisania pozyskanych z nich informacji.

Jak działa NIL DMS

System NIL DMS jest dostępny na kilka sposobów: jako samodzielna aplikacja pod kontrolą systemu Windows, aplikacja internetowa poprzez przeglądarkę www oraz poprzez Eksploratora Windows (umożliwiającego przeglądanie zasobów archiwum analogicznie jak lokalnych zasobów dyskowych).

Podstawowe cechy systemu NIL DMS

• nieograniczona ilość dokumentów w archiwach,
• nieograniczona ilość wersji dokumentu,
• dostęp z dowolnej lokalizacji, również zdalnej,
• wyszukiwanie pełnotekstowe,
• wyszukiwanie indeksowane,
• administracja prawami dostępu do dokumentów i części archiwum,
• mechanizm grupowania użytkowników i możliwość hierarchizowania grup,
• mechanizm Single-Sign-On z systemem operacyjnym MS Windows,
• szyfrowanie dokumentów silnym algorytmem kryptograficznym wykorzystującym mechanizmy PKI,
• funkcja skanowania,
• podgląd skanów przy indeksowaniu,
• obsługa dokumentów wielostronicowych przy podglądzie i wydruku,
• otwieranie dokumentów z archiwum,
• zapisywanie dokumentów do archiwum,
• indeksowanie ze słownikiem,
• automatyzacja importu (moduł integracyjny),
• automatyczne wyszukiwanie (moduł integracyjny),
• eksport dokumentów i indeksów.

Korzyści z wprowadzenia NIL DMS

• zwiększenie wydajności operacyjnej,
• zwiększenie efektywności i jakości pracy,
• redukcja kosztów związanych z powielaniem i drukowaniem dokumentów,
• zapewnienie przejrzystości procesów dostępu do dokumentów i pełnej nad nimi kontroli,
• ograniczenie ryzyka zagubienia dokumentów,
• zapewnienie zgodności z regulacjami wewnątrz organizacji.