Jednym z najbardziej udanych rozwiązań opartych na platformie NIL BPM, jest wdrożenie w Tetra Pak Polska.

Klient

Tetra Pak International to światowa organizacja, która wytwarza opakowania dla wielu rodzajów produktów żywnościowych. W regionie Europy Wschodniej Polska jest po Rosji największym rynkiem opakowań produktów żywnościowych. Tetra Pak Polska jest liderem w zakresie importu do Polski opakowań (kartonów) do przechowywania pożywienia płynnego. Producenci soków i mleka są w Polsce głównymi klientami firmy. Tetra Pak International działa w 165 krajach i zatrudnia ponad 20 tysięcy pracowników.

Problem

Główny system ERP Tetra Pak International, składający się z rozwiązań SAP R/3 oraz iSCALA, jest administrowany przez centralę w Szwecji. Dział sprzedaży w Polsce, otrzymując od klientów zamówienia, wprowadza je do systemu Epicor iSCALA. Stąd dane pobierane są do systemu centralnego, z którego korzystają fabryki Tetra Pak, rozlokowane w wielu krajach Europy, Ameryki Południowej i Północnej. Fabryki, otrzymując konkretne zamówienia do realizacji, generują dla działów krajowych sprzedaży dwa tygodniowe raporty, które wysyłane są pocztą elektroniczną. Są to:

• wykazy inwentaryzacyjne produkowanych opakowań dla klientów,
• planowane wysyłki partii opakowań (partie wysyłane bezpośrednio do klientów).

W ramach istniejącego obiegu informacji w Tetra Pak Polska postanowiono rozwiązać dwa istniejące problemy:

• brak wdrożonych, zunifikowanych procedur i procesów,
• brak mechanizmów alarmujących w strategicznych procesach obsługi klientów, takich jak śledzenie statusu realizacji zamówienia, opóźnienia powstałe w procesach produkcji lub projektowania opakowań.

Firma poszukiwała rozwiązania, które dałoby wsparcie w zarządzaniu spójnymi i uporządkowanymi procesami obsługi klientów (realizacji zamówień) oraz umożliwiłoby wgląd w status tych procesów. Newitech na potrzeby działów IT i sprzedaży zrealizował ekspertyzy w zakresie zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych. W dużej mierze firma wykorzystała opis istniejących procesów przygotowywany wcześniej na potrzeby audytu ISO. Główne cele tej pracy koncentrowały się na opracowaniu sposobów poprawy jakości obsługi klientów oraz obniżeniu kosztów obsługi poprzez optymalizację i automatyzację procesów.

Rozwiązanie

Newitech rozpoczął projekt od identyfikacji procesów zachodzących aktualnie w firmie oraz sporządził dokumentację rozwiązań informatycznych, które wspomagają zarządzanie. Po stronie Tetra Pak Polska w działania te zaangażowani byli pracownicy odpowiedzialni za informatykę, sprzedaż i utrzymywanie relacji z klientami. Newitech poddał badaniu infrastrukturę informatyczną pod kątem jej wykorzystania w zakresie różnych codziennych działań. W ten sposób uzyskano pełen obraz możliwości połączenia w jedną spójną całość różnych rozwiązań oraz uzyskano podstawową wiedzę niezbędną do optymalizacji procesów.

Kiedy zakończono dokumentację rozwiązań IT oraz zachodzących w firmie procesów, rozpoczęła się faza poszukiwania koncepcji optymalizacji działalności. Jednym z ważniejszych wyzwań było stworzenie systemu, który dawałby pracownikom Tetra Pak Polska bieżący wgląd w status realizowanych zamówień.

W tym celu należało zintegrować dane, które przechowywane są w rozproszonych źródłach, m.in. w:

• głównym systemie iSCALA, w którym pracują menadżerowie sprzedaży,
• systemie Master Data Management (MDM), które zawierają dane na temat zakończonych i trwających projektów opakowań,
• systemie SAP R/3 (raporty dostępne w formacie PDF),
• systemie SAP R/3 (status wysyłek do klientów),
• listach produktów załączonych w e-maiach wysyłanych przez fabryki (zapisane w HTML) do działów sprzedaży.

Newitech zaproponował rozwiązanie oparte na autorskim systemie NIL BPM, która integruje rozproszone źródła informacji (EAI). Jej zadaniem, poza scaleniem danych pochodzących z różnych systemów i plików, jest także redystrybucja informacji do odpowiednich użytkowników (np. wysyłanie alertów pocztą elektroniczną lub prezentacja zbiorczych informacji). Aby zagregować informacje w ramach jednego rozwiązania, konsultanci Newitechu zastosowali skrypty niezbędne do ekstrakcji danych i ich odpowiedniego przetworzenia. Prace te, dla ograniczenia kosztów wdrożenia, zostały wykonane niezależnie od międzynarodowego departamentu informatycznego.

Aby zautomatyzować agregowanie danych, Newitech przygotował następujące moduły rozszerzające funkcjonalność systemu NIL BPM:

• przetwarzania raportów PDF z systemu SAP R/3,
• przetwarzania tygodniowych raportów HTML (raporty przysyłane przez fabryki),
• generowanie list zamówień,
• integracji platformy z serwisami intranetowymi firmy, które zawierają szczegółowe dane o zleceniach i produkcyjnych parametrach opakowań,
• bezpośredniej komunikacji SQL z lokalnie replikowaną bazą danych systemu ERP.

Powyższe narzędzia pozwoliły stworzyć platformę, która w sposób spójny prezentuje informacje o wybranym kliencie oraz statusie jego zamówień. Newitech wzbogacił rozwiązanie, dopełniając je autorską platformą wspomagającą zarządzanie procesami biznesowymi - NIL BPM. Umożliwiła ona automatyzację ekstrakcji danych oraz pozwoliła wdrożyć narzędzia workflow wykorzystywane w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń lub scenariuszy. Wdrożenie objęło szkolenie pracowników Tetra Pak z zakresu użytkowania systemu oraz jego ewentualnego, dalszego rozwoju.
Tetra Pak Polska, w przypadku rozwoju sposobów obsługi klientów, ma pełną swobodę w zakresie implementacji kolejnych procedur i narzędzi workflow.

Wyniki

W wyniku analiz udało się zaprojektować i wdrożyć w Tetra Pak Polska platformę zarządzania procesami biznesowymi, opartą o nasz autorski system NIL BPM. W efekcie uzyskaliśmy elastyczne rozwiązanie wspomagające działalność biznesową i obieg informacji na styku lokalnego, polskiego biura sprzedaży, jego klientów, fabryk rozlokowanych w wielu krajach oraz międzynarodowej centrali.

Przeprowadzone w Tetra Pak Polska analizy i zgłoszone propozycje optymalizacji procesów rozpoczęły w firmie wiele inicjatyw informatycznych i szkoleniowych. Przeprowadzone przez nas badania i analizy wykazały szereg problemów, które łatwo udało się rozwiązać poprzez zmiany w procedurach biznesowych.
Udało się także wprowadzić drobne poprawki do obecnych raportów, dzięki czemu wszystkie międzynarodowe oddziały sprzedaży Tetra Pak mogą efektywniej komunikować się ze swoimi klientami.

Główne technologie

• Windows Server 2003,
• JBoss 4,
• SQL Server 2000,
• NIL BPM (Micorsoft Windows thick client, J2EE server, SQL Server 2000, Windows Active Directory, Single Sign On mechanism),
• Raporty SAP R/3.