Problem

ZGN OChota borykał się z nieoptymalnym zarządzaniem sprawami, ludźmi, czasem i pracą.  Objawiało się to poprzez szereg negatywnych zjawisk takich jak:

• Zagubienia dokumentów,
• Długotrwałe odszukiwanie potrzebnych informacji,
• Dokładanie do teczek kolejnych dokumentów gdy teczki były w dyspozycji różnych osób,
• Konieczności kserowania jednego dokumentu aby klika osób mogło się w tym samym czasie z nim zapoznać.

Analiza procesu, instalacja, szkolenia

Wdrożenie systemu poprzedziła analiza procesu obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej w Zakładzie Gospodarowania Nieruchomościami. W trakcie tej analizy nasi specjaliści odbyli szereg spotkań z kierownictwem oraz pracownikami ZGN. W efekcie opracowana została szczegółowa mapa procesu zachodzącego w ZGN. Celem wdrożenia było usprawnienie obiegu dokumentów przychodzących i wychodzących.

W kolejnym etapie system został zainstalowany na serwerze klienta. Zaimportowane zostały konta użytkowników i zdefiniowana struktura organizacyjna. Następnie, na podstawie informacji zabranych w trakcie analizy, proces został odwzorowany w systemie, a do poszczególnych etapów przypisani uczestnicy.

Po tym etapie nastąpiły szkolenia administratorów systemu i użytkowników. Szkolenia odbywały się w środowisku, w którym w mieli pracować użytkownicy.

W trakcje szkoleń, dzięki zaangażowaniu osób biorących w nich udział, wprowadzone zostały niezbędne modyfikacje zaprojektowanych procesów. Pozwoliło to uniknąć problemów w systemie produkcyjnym.

Proces obiegu korespondencji

Dzięki zastosowaniu naszego autorskiego rozwiązania, cała korespondencja jest rejestrowana w postaci elektronicznej, a następnie dekretowana na poszczególne wydziały organizacyjne ZGN. Rejestracja korespondencji polega na skanowaniu papierowych dokumentów na wysokowydajnych skanerach dokumentowych. Skanowanie korespondencji odbywa się bezpośrednio z poziomu systemu, dzięki czemu jest ona umieszczana w nim automatycznie. Na etapie rejestracji nadawany jest automatycznie kolejny numer oraz przypisywany jest petent/kontrahent, którego dotyczy dany dokument.

Jednym z efektów wdrożenia systemu NIL BPM jest wyeliminowanie tradycyjnych dzienników korespondencji. Dzięki rejestracji elektronicznej w systemie, możliwe jest wygenerowanie w każdej chwili odpowiedniego raportu, zawierającego wszystkie informacje na temat dokumentów zarejestrowanych w ZGN danego dnia.

Rozwiązanie takie pozwala również ograniczyć ilość drukowanych kopii dokumentów w przypadku konieczności przesłania ich do kilku wydziałów. Obecnie, dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, korespondencja może trafić do wielu wydziałów bez konieczności jej powielania.

Dokumenty po zarejestrowaniu trafiają do dekretacji, gdzie są przypisywane do docelowych wydziałów i pracowników. Wdrożenie systemu NIL BPM pozwoliło znacznie skrócić czas obiegu sprawy, w zamian pracownicy mogą zająć się realizacją i rozwiązywaniem konkretnych spraw.

Pracownicy poszczególnych wydziałów po otrzymaniu zadekretowanej korespondencji, za pośrednictwem systemu zakładają nową sprawę lub dokonują powiązania dokumentu z już istniejącą.

Rozpoczynając nową sprawę, pracownik przypisuje jej właściwy numer JRWA w zależności od charakteru sprawy. Następnie nadaje numer zgodny z obowiązującym wzorcem.

Zastosowanie zdefiniowanej ścieżki obiegu dokumentów pozwoliło uniknąć przesyłania spraw do niewłaściwych osób. Tego typu rozwiązanie spowodowało szybsze załatwianie sprawy oraz umożliwia dokładne prześledzenie historii załatwiania danej sprawy.

Rozbudowany system powiadomień o zbliżających się terminach realizacji poszczególnych spraw pozwala uniknąć sytuacji, w których jakaś sprawa pozostanie bez rozpatrzenia w przewidzianym terminie. Dodatkowo przełożony ma wgląd w sprawy swoich podwładnych i w razie konieczności może w każdej chwili sprawdzić, na jakim etapie realizacji jest dana sprawa i kto jest za nią odpowiedzialny.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu NIL BPM spowodowało, że obieg dokumentów i spraw w ZGN został usprawniony i stał się przejrzysty. Za pomocą kilku kliknięć pracownicy są w stanie sprawdzić, kto i w jakim wydziale zajmuje się daną sprawą.

Przełożeni widzą, gdzie znajdują się „wąskie gardła” w procesie realizacji poszczególnych spraw i mogą szybko reagować w celu wprowadzenia niezbędnych usprawnień.

System zarządzania dokumentami i sprawami znakomicie ułatwił sporządzanie różnego rodzaju rejestrów i zestawień. Obecnie wystarczy wybrać odpowiedni raport, aby w każdej chwili móc przygotować zestawienie decyzji wydanych w podanym okresie.

Zastosowanie systemu pozwoliło również wyeliminować przypadki zagubienia lub zniszczenia dokumentów w trakcie pracy nad nimi. Obecnie oryginały dokumentów przechowywane są w jednym miejscu, a urzędnicy pracują na ich elektronicznych kopiach.